Política de privacidad

Autorización Ingreso a Base de Datos Plenitud Corporativa S.A.S.

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Términos de uso

Política y procedimientos Protección de Datos Personales

Plenitud Corporativa S.A.S. en cumplimiento de los postulados legales de protección de datos (Ley de habeas data 1581 de 2012), y demás normas complementarios y reglamentarias, diseña e implementa sus políticas internas de tratamiento de base de datos en atención al ejercicio de su actividad comercial, en especial lo que se refiere a los servicios de reclutamiento, evaluación y selección de personal, entrenamiento de proyección laboral, servicio de productividad incremental, bienestar corporativo y consultoría financiera y contable, los cuales están ligados con el manejo de información suministrada voluntariamente por personas y con el uso de bases de datos.

Nuestras políticas y procedimientos tienen como base el marco legal mencionado precedentemente cuyo fin es la protección de la información que nos ha sido confiada, siendo nuestra intención recolectar exclusivamente aquella información que ha sido suministrada voluntariamente por nuestros postulantes, clientes, contratistas, proveedores, aliados, visitantes, entre otros.

Plenitud Corporativa S.A.S. adopta esta política, la cual es de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.

Conforme a las nociones descritas en la ley 1581 de 2012, Plenitud Corporativa S.A.S. actúa en calidad de responsable, mientras que los terceros que obran en nombre de esta empresa, o que, sin actuar en su nombre, tratan datos personales por disposición de ésta actuaran como encargados. Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento deberá ser reportados al correo electrónico info@plenitudcorporativa.com.co

Marco Normativo

Constitución Política de Colombia

Artículo 14. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

La ley 1581 de 2012 tiene como objeto “desarrollar el derecho constitucional que tiene todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.”

Artículo 20. C.P. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”. El citado artículo 15 de la Constitución Política Colombiana dice que “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a

conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas; En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

Objeto

Adoptar y comunicar al responsable como a los encargados del manejo de datos personales las Políticas de Tratamiento de la Información y los procedimientos del Sistema de Protección de Datos Personales con el fin de garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

III. Ámbito de Aplicación

Las políticas y procedimientos serán aplicables a los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de Plenitud Corporativa S.A.S. Estas políticas son de carácter obligatorio en calidad de responsable del Tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del Tratamiento.

Marco conceptual

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Consultas: Solicitud de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos usada por Plenitud Corporativa S.A.S. sobre la cual tiene la obligación de suministrar al Titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Ley de Protección de Datos Personales: Es la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y sus Decretos Reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Reclamos: Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por Plenitud Corporativa S.A.S. o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus causahabientes.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Principios para el Tratamiento de Datos Personales

Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Finalidad y Tratamiento: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. El Tratamiento y la finalidad de la información de las bases de datos de Plenitud Corporativa S.A.S., se encuentran relacionados única y exclusivamente con la prestación de los servicios de reclutamiento, evaluación y selección de personal, entrenamiento de proyección laboral, servicio de productividad incremental, bienestar corporativo y consultoría financiera y contable, no serán utilizados para fines promocionales, comerciales y/o publicitarios. La información adicional suministrada por el Usuario a Plenitud Corporativa S.A.S. en virtud de la prestación del servicio será conservada en nuestra base de datos.

Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Plenitud Corporativa S.A.S o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

Datos sensibles

Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Tratamiento: Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles que no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

VII. Derechos de los titulares

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Plenitud Corporativa S.A.S. o frente al encargado del Tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros por:

Datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Plenitud Corporativa S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por parte de Plenitud Corporativa S.A.S. o por parte del Encargado del Tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento Plenitud Corporativa S.A.S. o el Encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VIII. Condiciones para el tratamiento de datos

Autorización Recolección de Datos Personales conforme a su objeto social: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada por Plenitud Corporativa S.A.S. deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley. (Ver anexo 1)

El tratamiento de los Datos Personales de los aspirantes a ocupar las vacantes que se publican en página web, portales de empleo, redes sociales realizará para: (I) Su evaluación, conforme a las ofertas de vacantes reportadas por los usuarios de dichos u otros portales; (II)El trámite de selección de personal, el cual consiste en notificar a la persona natural o jurídica que aplica a la oferta, realizar

Evaluación psicotécnica, realizar entrevista personal, virtual o telefónica, (III) remitir la hoja de vida y evaluación del candidato conforme a los términos de la oferta, a la persona natural o jurídica que ofrece la vacante, (IV) Oferta de servicios de Plenitud Corporativa S.A.S. o de terceros vinculados, (V) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa.

Autorización del Titular: para que Plenitud Corporativa S.A.S. realice cualquier acción de Tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual será obtenida en cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, (telefónico, correo electrónico, o la que se obtenga por parte de la página web en la que conste, por ejemplo, el empleo.com, computrabajo.com, Indeed y todas aquellas plataformas de ofertas de vacantes, que permitan manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

Plenitud Corporativa S.A.S. cuando actué como responsable del Tratamiento de datos personales, adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por Plenitud Corporativa S.A.S. siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización Plenitud Corporativa S.A.S. comunicará estos cambios a los Titulares, antes o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta actividad.

Casos en los cuales no es necesaria la autorización:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Suministro de la Información: La información solicitada por el Titular será suministrada por Plenitud Corporativa S.A.S., por el mismo medio que fue formulada. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Aviso de privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. (Ver Anexo No 2 modelo de aviso de privacidad).

Alcance y contenido del Aviso de Privacidad: El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de éste.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

Deber de informar al Titular.

Plenitud Corporativa S.A.S., al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de éste.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del datos: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a Plenitud Corporativa S.A.S la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de tratamiento por parte de Plenitud Corporativa S.A.S podrá

suministrarse a las siguientes personas:

a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Tratamiento de Datos de Empleados o Candidatos

Plenitud Corporativa S.A.S, tratará los datos de sus empleados o candidatos para ser empleados como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de Plenitud Corporativa S.A.S. o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; operadores y prestadores necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para:

Verificación de información personal, familiar, financiera, crediticia, comercial y laboral aspectos laborales y de Seguridad Social y aquellos relacionados con el/los contratos que celebre o pretenda celebrar con Plenitud Corporativa S.A.S
Control y prevención del fraude
Oferta de productos o servicios o de terceros vinculados
De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa.
La solicitud de terceros del servicio de selección y evaluación, para procesamiento, conservación, verificación, consulta, suministro, reporte o actualización de cualquier información relacionada con el comportamiento financiero, crediticio o comercial a los operadores de bancos de datos o centrales de información autorizados por la legislación, incluidos DATACRÉDITO y CIFIN, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial. Tratamiento de Datos de Proveedores

Plenitud Corporativa S.A.S, tratará los datos de sus proveedores como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de Plenitud Corporativa S.A.S o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; operadores y prestadores necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.

Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes cuyos representantes sean los empleados o candidatos, Plenitud Corporativa S.A.S solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos. Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes, se solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para:

Atención de solicitudes, gestión integral de contratos con Plenitud Corporativa S.A.S
Control y prevención del fraude
Oferta de productos o servicios de Plenitud Corporativa S.A.S o de terceros vinculados y otros fines comerciales
De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa
Conocer su comportamiento comercial y financiero.

PROCEDIMIENTOS

El Titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar Plenitud Corporativa S.A.S, consultas y/o reclamos, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos:

Medio escrito a la dirección: oficina 413 Centro Comercial

Medio telefónico al: 571

Medio electrónico al correo electrónico: info@plenitudcorporativa.com.co

Plenitud Corporativa S.A.S responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada.

CONSULTAS

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos del responsable Plenitud Corporativa S.A.S y esta, suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:

Al menos una vez, cada mes calendario.
Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas. Para efectos de responder las consultas, Plenitud Corporativa S.A.S cuenta con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de estas. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Plenitud Corporativa S.A.S el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
Su representante, previa acreditación de la representación, cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Plenitud Corporativa S.A.S, como mínimo con la siguiente información:

Nombre del peticionario.
Número de identificación del peticionario.
Relación de hechos en los que fundamenta la solicitud.
Objeto de la petición.
Dirección de envió de correspondencia.
Aportar los documentos que pretenda hacer valer como sustento de la petición. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Plenitud Corporativa S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

Plenitud Corporativa S.A.S tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

Plenitud Corporativa S.A.S podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

SUPRESIÓN DE DATOS

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar Plenitud Corporativa S.A.S, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Plenitud Corporativa S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Plenitud Corporativa S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, Plenitud Corporativa S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

VIII.

DEBERES DE PLENITUD CORPORATIVA S.A.S.

En el tratamiento de datos Plenitud Corporativa S.A.S., cumplirá con:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, prueba de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Tomar las medidas para que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Plenitud Corporativa S.A.S, tomará todas las medidas y precauciones razonables de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.

La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos, para lo cual se implementará los siguientes procedimientos:

Procedimiento Capacitación: Difusión y capacitación en el presente Manual de Políticas y Procedimientos:

a) En toda inducción al personal nuevo de la compañía, se le dará esta información de hábeas data dejando como evidencia, la firma de su conocimiento y su compromiso de aplicación.
b) Es responsabilidad del área de Talento Humano entregarle este manual de políticas y procedimientos a cada una de las personas nuevas que entren a la empresa.
c) Talento humano definirá y aplicará una estrategia de difusión interna para socializar adecuadamente este manual de políticas y procedimientos.

El acceso a la información de clientes, proveedores y buscadores de empleo respecto de los cuales esta empresa tenga en sus archivos o bases de datos información profesional personal y de otra índole es conservada en base de datos y archivos digitales en el computador empresarial del gerente de Plenitud Corporativa S.A.S. al cual solo se puede acceder con la digitación de una clave secreta que solo este funcionario conoce y administra. La información de hojas de vida para las personas que aplican a vacantes, son consultadas y evaluadas para los procesos de selección por nuestros personal de talento humano y psicólogos, (en este momento son dos personas) quienes también tienen manejo de esta información por conductos del uso de su clave personal en el computador de trabajo.

Queda prohibida a estas personas la divulgación y administración de esta información fuera del escenario de trabajo. Para garantizar que esta medida de seguridad sea cumplida las personas que traten datos personas en calidad de responsables o encargados deberán firmar un documento de

confidencialidad que puede ir o no integrada al contrato de trabajo o prestación de servicios o cualquier documento que respalde jurídicamente la razón por la cual una persona accede a dicha información.

FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE PLENITUD CORPORATIVA S.A.S.

Plenitud Corporativa S.A.S. en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y sus dependencias administrativas, actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales, así por ejemplo, y entre otras dependencias, para el caso de datos personales de aspirantes que envían voluntariamente sus hojas de vida para aplicar a las vacantes que se ofrecen en el portal computrabajo.com.co, Indeed, redes sociales, como cualquiera otro por medio del cual esta empresa pueda tener acceso a aquellas, los psicólogos que hacen el proceso de selección de personal actuaran como encargados del tratamiento de esa información, en el caso de nuestra base de datos de personal vinculado, clientes y proveedores, estas será tratadas por las respectivas áreas a las que se les designe esta función de manera que a estas dependencias una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En el evento en que usted considere que Plenitud Corporativa S.A.S dió un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada por medio escrito a la dirección: Av. Carrera 19 No. 95-55 oficina 310, o, al teléfono: (57) 3168125074, o

al electrónico al correo electrónico: info@plenitudcorporativa.com.co

XI.

MODIFICACIONES

Plenitud Corporativa S.A.S se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente, comunicando estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

XII.

VIGENCIA.

Las presentes políticas rigen a partir del primero (1) de Agosto de 2013. Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los titulares se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

Las autorizaciones sobre los datos de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de Plenitud Corporativa S.A.S no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad. Cuando los términos de las políticas de privacidad y uso de información personal de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.

ANEXO 1

DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN Y REFRENDACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

Con la expedición de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas Plenitud Corporativa S.A.S en desarrollo de su objeto social y recolecta, almacena, evalúa, datos personales y requiere obtener su autorización

para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas sus dependencias administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de su objeto social, de forma directa o a través de terceros.

Plenitud Corporativa S.A.S en los términos dispuestos por el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito, dentro de los treinta (30)

días hábiles siguientes al recibo de esta información, a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: info@plenitudcorporativa.com.co “Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequívoca que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o autorización”.

Si usted no desea que sus datos personales sean utilizados por nosotros, podrá revocar de manera parcial o total tal autorización de manera expresa e inequívoca, directa, expresa y por escrito bien sea en medio físico o electrónico; o de manera oral, o por cualquier medio o conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que se revoca tal autorización o consentimiento.

En el evento en que usted tenga alguna observación y/o comentario sobre el manejo y uso de sus datos personales, o en caso de que usted considere que Plenitud Corporativa S.A.S dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, usted podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida El Titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante Plenitud Corporativa S.A.S., consultas y/o reclamos, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos:

Medio escrito a la dirección: Av.Carrera 19 No. 95-55 Oficina 310

Medio telefónico al: (57) 3168125074

Correo electrónico: info@plenitudcorporativa.com.co

Ley de Protección de datos personales

La autorización suministrada en el presente formulario faculta a Plenitud Corporativa S.A.S. para que dé a sus datos aquí recopilados el tratamiento señalado en la “Política de Privacidad para el Tratamiento de Datos Personales” de Plenitud Corporativa S.A.S., el cual incluye, entre otras, el envío de información promocional, así como la invitación a eventos. El titular de los datos podrá, en cualquier momento, solicitar que la información sea modificada, actualizada o retirada de las bases de datos de Plenitud Corporativa S.A.S.

Sus datos personales han sido y están siendo tratados conforme con nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales. Para mayor información podrá consultar nuestra política en la página web: Política de Privacidad.

Política de Privacidad

Plenitud Corporativa S.A.S. se encuentra comprometida con la protección de la información de carácter privada y confidencial que es obtenida dentro del movimiento ordinario de sus negocios en desarrollo de su respectivo objeto social.

Esta información puede ser obtenida, a través de cualquiera de los siguientes medios electrónicos o medios físicos por: relación comercial o profesional con el respectivo cliente, proveedor u otros terceros, aplicación a procesos de selección, asistencia a capacitaciones, entrenamientos, seminarios o cursos, remisión de correos electrónicos solicitando información, así como la información confidencial que las empresas cliente suministran a Plenitud Corporativa S.A.S con ocasión de los servicios que ofrecemos.

Debemos señalar que, al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a Plenitud Corporativa S.A.S., el titular de los datos acepta que dicha información va a ser utilizada de acuerdo con la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales. Es de aclarar que Plenitud Corporativa S.A.S. no utilizará los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos. En todo caso, en el evento que dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la normatividad o contar con la autorización expresa del Titular.

Plenitud Corporativa S.A.S. proporciona a los postulantes, clientes, contratistas, proveedores, y visitantes, los recursos técnicos adecuados para que tomen conocimiento de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales y de cualquier otra información que pueda ser relevante, constituyendo el ingreso de Datos Personales o información confidencial a nuestra compañía, la manifestación expresa de su consentimiento a la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales.

Los Datos Personales de los postulantes, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, entre otros. son entregados por Plenitud Corporativa S.A.S a terceros, siempre que postulantes, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, entre otros. den su aval, según se describe en esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales.

Cuando los usuarios, postulantes, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, entre otros. ingresan sus Datos Personales, Plenitud Corporativa S.A.S guarda esta información en sus archivos digitales y físicos, los cuales revisa o actualiza de acuerdo a las necesidades del servicio, y de acuerdo con la información que entreguen.

Por su parte, los postulantes, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, entre otros. al contratar los servicios ofrecidos por Plenitud Corporativa S.A.S. declaran estar en conocimiento que la información que se le proporciona a través del formato respectivo, y que la misma goza de la protección de privacidad establecida en el decreto 1377 de 2013, y la ley 1581 de 2012.

Plenitud Corporativa S.A.S provee a las empresas cliente la posibilidad de acceder a la información con el carácter de confidencial y/o reservado, obligándose para con Plenitud Corporativa S.A.S a guardar la más estricta y absoluta reserva en los casos de los procesos de selección de Personal, evaluación de desempeño, entrenamientos de personas que intervengan en estos procesos.

Los participantes en procesos de selección de personal, personal en evaluación de desempeño y capacitación, autorizan a Plenitud Corporativa S.A.S. a entregar la información del proceso, según sea necesaria para la prestación de los servicios contratados por la empresa cliente.

De igual manera, Plenitud Corporativa S.A.S. podrá utilizar la información ingresada por los postulantes, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, entre otros., para el envío de información relativa con los servicios propios de la compañía, y eventualmente para la realización de consultas, encuestas relacionadas con los servicios y de satisfacción.

Plenitud Corporativa S.A.S será responsable de la Base de Datos y de los Datos Personales recibido, con el objeto de evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los Datos Personales o Información Confidencial facilitados por los usuarios, proveedores, y personal en misión, Plenitud ha adoptado los niveles de seguridad y de protección de Datos Personales legalmente requeridos, y ha instalado todos los medios y medidas técnicas a su alcance.

Los datos que se hayan obtenido con ocasión de relaciones laborales y/o comerciales sostenidas entre las partes, gozan del tratamiento indicado en los artículos 5, 6 y 10 de la Ley 1581 de 2012, y 5, 6, y 10 del decreto 1377 de 2013, por lo que no será necesaria la autorización de los postulantes, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, para su uso, teniendo en cuenta que Plenitud Corporativa S.A.S. tiene el deber legal de dar las certificaciones laborales y/o comerciales correspondientes.

Los postulantes, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, entre otros. podrán ejercitar los derechos que esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales señala. Si Plenitud Corporativa S.A.S. decidiera cambiar su Política de Privacidad y Protección de Datos Personales se lo hará saber debidamente a través de medios electrónicos o físicos, a todos sus postulantes, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, entre otros.